O custo de uma matrícula nova é tudo o que foi investido em captação dividido pelo número de matrículas que vieram dessa captação. Se a escola investiu R$ 4.000 no período e fechou 10 matrículas vindas dos anúncios, cada uma custou R$ 400.
Esse número sozinho não diz nada. Ele só faz sentido comparado ao que a matrícula devolve: a mensalidade multiplicada pelos meses do ano, e depois pelos anos que o aluno costuma permanecer na escola.
A conta em três etapas
1. Quanto você investiu para captar
Some tudo o que foi gasto especificamente para trazer aluno novo no período: verba de anúncios, honorário de quem operou as campanhas, produção de material se houve. Não inclua despesas que existiriam de qualquer jeito, como o salário da secretária.
2. Quantas matrículas vieram dali
Aqui mora o problema da maioria das escolas: ninguém sabe. A família liga, a secretaria atende, a matrícula é feita e ninguém registra de onde ela veio.
A solução é constrangedoramente simples e não custa nada: perguntar. Uma linha na ficha de matrícula com "como você conheceu a escola?" resolve. Indicação, passei em frente, Instagram, Google, evento. Em um mês você já tem um retrato razoável.
3. Divida
Investimento dividido por matrículas geradas. Esse é o seu custo por matrícula.
Atenção a uma armadilha: nem todo contato vira matrícula, e isso é normal. Se cem responsáveis entraram em contato e dez matricularam, o problema pode não estar na campanha e sim no atendimento, no preço ou na visita. Custo por matrícula alto com custo por contato baixo é sinal de que o gargalo está dentro da escola, não no anúncio.
Quanto a matrícula devolve
Agora a outra metade da conta, a que quase ninguém faz.
| Etapa | Como calcular | Exemplo |
|---|---|---|
| Receita em um ano | Mensalidade × 12 | R$ 900 × 12 = R$ 10.800 |
| Permanência média | Quantos anos o aluno fica | 4 anos |
| Receita total do aluno | Receita anual × anos de permanência | R$ 10.800 × 4 = R$ 43.200 |
| Peso do custo de captação | Custo por matrícula ÷ receita total | R$ 400 ÷ R$ 43.200 = menos de 1% |
Os valores acima são ilustrativos, para mostrar a mecânica. Coloque os seus e a conversa muda de figura.
É por isso que discutir se o anúncio custou R$ 300 ou R$ 500 isoladamente não leva a lugar nenhum. A pergunta certa nunca foi "quanto custa o anúncio". É "quanto vale para mim conquistar mais um aluno".
O número que quase ninguém tem: permanência média
Se você calcular só o primeiro ano, vai subestimar bastante o valor de cada matrícula. Um aluno que entra no primeiro ano do fundamental e fica até o quinto representa cinco anos de receita, além do irmão que costuma vir depois e das indicações que ele gera.
Para descobrir a permanência média da sua escola, olhe os alunos que saíram nos últimos dois ou três anos e veja quanto tempo cada um ficou. É um levantamento de secretaria, feito uma vez, que muda a forma como você decide investir daí em diante.
Quando o número indica que algo está errado
- Custo por contato baixo e poucas matrículas: o anúncio está funcionando e o gargalo está no atendimento ou na visita. Vale medir quanto tempo a secretaria leva para responder.
- Custo por contato alto: pode ser segmentação errada, criativo fraco, ou disputa muito acirrada por ter começado tarde no calendário.
- Contatos fora da região: problema de segmentação por raio, e é dinheiro jogado fora, porque família não matricula longe de casa.
- Não consegue calcular nada: falta o registro da origem. É o primeiro problema a resolver, e o mais barato.
Se você ainda não sabe quanto investir para chegar nesses números, vale ler como funciona o investimento em anúncios para escolas.
Quer fazer essa conta com os números reais da sua escola?
No diagnóstico a gente monta essa conta junto com você, antes de qualquer proposta. Se não fizer sentido, a gente fala isso na reunião.
Agendar diagnóstico da minha escolaPerguntas frequentes
A forma mais simples e barata é incluir na ficha de matrícula a pergunta como você conheceu a escola, com opções como indicação, Instagram, Google, passei em frente e evento. Em um mês a escola já tem um retrato útil da origem das matrículas.
Não existe número universal, porque depende da mensalidade, da permanência média e da concorrência da região. O parâmetro correto é interno: o custo é saudável quando representa uma fração pequena do que aquele aluno devolve ao longo do tempo em que estuda na escola.
Não. A conta considera o que foi investido especificamente para trazer aluno novo, como verba de anúncios e honorário de gestão. Custos que existiriam de qualquer forma distorcem o número e atrapalham a decisão.
Comece registrando a origem das matrículas a partir de agora e acompanhe o custo por contato das campanhas desde o primeiro mês. Em poucas semanas já existe base suficiente para tomar decisão melhor do que no escuro.