Uma empresa de captação de alunos planeja e opera os canais que trazem famílias novas até a escola: anúncios no Facebook, no Instagram e no Google, presença no mapa, páginas de captação e acompanhamento do que cada canal gerou de contato e de custo.
O que ela normalmente não faz é atender a família e fechar a matrícula, que continuam com a equipe da escola. Definir essa divisão por escrito antes de assinar evita a maior parte dos conflitos que aparecem depois do segundo mês.
Escola procura empresa de captação de alunos em dois momentos. Quando tem vaga aberta e o prazo está apertado, ou quando percebeu que o que funcionava há alguns anos parou de dar o mesmo resultado.
Nos dois casos a dúvida é a mesma: o que exatamente essa empresa entrega, o que continua sendo da escola, e como saber se está dando certo.
O que uma empresa de captação de alunos faz na prática?
O escopo varia, porém quase sempre passa por cinco frentes.
- DiagnósticoEntender vagas abertas por série, o que já foi tentado, quem são as escolas concorrentes na região e como a família chega hoje.
- Estratégia de canaisDefinir onde investir e em que ordem, considerando o tempo que falta para a matrícula.
- Criação e operação dos anúnciosProduzir os criativos, escrever os textos, configurar as campanhas e ajustar ao longo do mês.
- Destino do cliquePágina de captação, formulário ou WhatsApp, com o caminho da família até a escola funcionando de ponta a ponta.
- MediçãoRelatório de quantos contatos chegaram, de onde vieram e quanto custou cada um.
Repare que nenhuma dessas frentes inclui responder a mãe que mandou mensagem às nove da noite. Isso é atendimento, e é da escola na maioria dos contratos.
Quem faz o quê: a divisão que evita briga
A confusão mais comum em contrato de captação é achar que a empresa contratada vai fechar a matrícula. Ela traz a família até a porta. Quem faz a família entrar é a escola.
| Etapa | Costuma ser de quem |
|---|---|
| Definir vagas, valores e condições | escola |
| Estratégia e verba de mídia | agência, com aprovação da escola |
| Criativos e textos dos anúncios | agência |
| Operação diária das campanhas | agência |
| Responder o contato que chega | escola |
| Visita, matrícula e contrato | escola |
| Relatório do que cada canal gerou | agência |
Escola que assina sem olhar essa tabela costuma descobrir no terceiro mês que ninguém estava respondendo os contatos do fim de semana.
Na nossa experiência, o contrato que dá errado quase nunca falha na mídia. Falha na divisão de quem responde a família.
Observação: se a escola não tiver alguém responsável por responder no mesmo dia, resolva isso antes de investir em anúncio. Campanha boa com atendimento lento gera custo e frustração, e o diagnóstico errado é sempre o mesmo, que o anúncio não funcionou.
Quando vale contratar e quando não vale?
Vale quando existe vaga aberta, existe verba para mídia e existe alguém na escola para atender o que chegar. Se as três condições estão de pé, contratar acelera o processo de forma clara.
Não vale, ou pelo menos não ainda, em três situações. Quando a escola não tem verba de mídia e espera que a agência gere resultado só com conteúdo orgânico. Quando ninguém pode assumir o atendimento. E quando não existe clareza sobre quais séries têm vaga, porque a campanha acaba falando com a família errada.
Vale também fazer a conta antes. Saber quanto uma matrícula devolve para a escola em doze meses muda completamente a leitura do que é caro e do que é barato. Essa conta está em como calcular quanto custa uma matrícula nova.
Antes de contratar, vale entender o que a sua escola precisa
No diagnóstico a gente olha o que já foi feito, o que as escolas da sua região estão anunciando agora e o que precisa estar pronto antes de qualquer campanha começar. Sem custo e sem compromisso.
Agendar diagnóstico da minha escolaQuanto custa contratar uma empresa de captação de alunos?
Existem sempre duas contas separadas, e confundir as duas é o erro mais caro dessa conversa.
A primeira é a verba de mídia, que é o dinheiro que vai para o Facebook, para o Instagram e para o Google. Ele não passa pela agência, é pago direto às plataformas e é o que compra o alcance.
A segunda é o honorário da empresa, que remunera estratégia, criação, operação e acompanhamento.
O valor de cada uma varia com o tamanho da cidade, a quantidade de séries com vaga, o número de unidades e o tempo que falta até a matrícula. Uma escola de bairro com duas séries abertas e uma rede com quatro unidades não têm a mesma conta, e quem dá um número antes de perguntar isso está chutando.
A separação entre as duas contas está explicada em detalhe em quanto custa anunciar uma escola particular no Facebook e Instagram.
Quais perguntas fazer antes de fechar contrato?
Sete perguntas costumam separar quem vai entregar de quem vai empurrar.
- A verba de mídia está separada do honorário?Se a proposta traz um valor único sem essa separação, você não sabe quanto está indo para alcance de fato.
- As contas de anúncio ficam no nome de quem?O ideal é que a conta de anúncios, o pixel e o histórico fiquem no Gerenciador de Negócios da escola, com acesso concedido à agência. Assim, se a parceria acabar, o aprendizado fica.
- Quem responde os contatos?Deixe explícito no contrato, com prazo de resposta combinado.
- O que exatamente vem no relatório?Peça para ver um modelo. Se ele mostra alcance e curtidas, mas não mostra contatos e custo por contato, ele não mede captação.
- Qual a experiência com escola?Captação escolar tem calendário próprio e ciclo de decisão longo. Quem nunca operou nesse mercado vai aprender com a sua verba.
- Há garantia de matrícula?A resposta honesta é não. Ninguém controla a decisão da família, o valor da mensalidade nem a concorrência. Promessa de número fechado de matrículas é sinal de alerta.
- Qual o prazo de contrato e como saio?Entenda a fidelidade e o aviso prévio antes de assinar, não depois.
Como acompanhar o trabalho depois de contratar?
O acompanhamento útil cabe em quatro números por mês: quantos contatos de famílias novas chegaram, quantos foram atendidos, quantos viraram visita e quanto custou cada contato.
Com esses quatro dados a conversa mensal deixa de ser sobre gosto pessoal do anúncio e passa a ser sobre o funil. Também fica claro onde está o problema quando ele aparece, porque contato caro é assunto de mídia e contato que não vira visita é assunto de atendimento.
Vale ainda alinhar o ritmo ao calendário da escola. O período de maior busca das famílias não é o mesmo o ano inteiro, e investir fora dele encarece o resultado. Os meses estão no calendário de captação de matrículas.
Sobre a Raio7
A Raio7 Digital opera anúncios há mais de cinco anos, com mais de 60 empresas atendidas e mais de R$ 2 milhões gerenciados em mídia entre Brasil e Estados Unidos, resultado consolidado de todas as contas, de vários segmentos. A nota média de satisfação dos clientes é 4,9 de 5,0.
Se a sua escola está avaliando contratar alguém, o diagnóstico serve exatamente para isso: entender o cenário antes de você decidir, inclusive se a decisão for não contratar ninguém agora.
Quer entender o que dá para fazer na sua escola antes de contratar alguém?
No diagnóstico a gente olha o que a sua escola já tentou, o que as escolas da sua região estão anunciando e o que precisa estar em pé antes de qualquer campanha começar. Sem custo e sem compromisso.
Agendar diagnóstico da minha escolaPerguntas frequentes
Ela planeja e opera os canais que trazem famílias novas até a escola, principalmente anúncios pagos, presença no Google e páginas de captação. Também acompanha o que cada canal gerou de contato e de custo. O atendimento das famílias e o fechamento da matrícula continuam com a equipe da escola, salvo se o contrato disser o contrário.
Na prática as duas expressões se misturam. O que separa é o objetivo contratado. Um trabalho de marca cuida da imagem da escola e é medido por alcance e reconhecimento. Um trabalho de captação é medido por contato de família nova e por matrícula. Vale deixar explícito no contrato qual dos dois você está comprando.
Depende do volume e da constância. Equipe interna faz sentido quando a escola tem várias unidades e demanda o ano inteiro. Para uma escola só, costuma sair mais caro manter dentro de casa alguém atualizado nas plataformas do que contratar quem opera várias contas. Muitas escolas ficam com um modelo misto, com a agência na mídia e a secretaria no atendimento.
Contato de família nova costuma aparecer nos primeiros dias de campanha. Matrícula depende do calendário da escola e do ciclo de decisão da família, que é longo. Desconfie de quem promete número de matrículas antes de conhecer a sua base, a sua região e o seu processo de atendimento.
Precisa. Alguém responsável por responder os contatos no mesmo dia, acesso às contas de anúncio e ao Perfil da Empresa no Google, informações corretas sobre vagas e valores, e material visual da escola. Campanha boa com atendimento lento devolve resultado ruim, e o problema costuma ser atribuído ao anúncio.
Pelos números do mês inteiro, não pelo desempenho de um anúncio isolado. Quantos contatos de famílias novas chegaram, quantos foram atendidos, quantos viraram visita e quanto custou cada contato. Se o relatório só mostra alcance e curtidas, ele não está medindo captação.